みなさん、こんにちは！就労移行支援事業所チャオ上尾です。

ビジネスシーンにおいて、避けて通れないスキルのひとつが「電話応対」です。 「顔が見えない相手と話すのが緊張する」「聞きながらメモを取るのが苦手」という不安を抱えている方も多いのではないでしょうか？

当事業所では、そんな不安を解消し、自信を持って就職活動や実務に臨めるよう、実践的なカリキュラムを定期的に開催しています。今回は、先日行った「電話応対と伝言メモの書き方講座」の様子をご紹介します。

💡 なぜ「電話応対と伝言メモ」が重要なのか？

多くの企業において、電話応対は「会社の第一印象」を決める重要な業務です。さらに、受けた内容を正確に社内へ共有するための「伝言メモ」の作成は、業務を円滑に進めるための必須スキルと言えます。

この講座では、単にマニュアルを読むだけでなく、「相手に安心感を与える話し方」と「要点をズレなく残す書き方」の2つの軸を多角的に学びます。

📸 実際の訓練の様子

こちらの写真は、実際の講座の風景です。 モニターに映し出された「伝言メモの例題」を見ながら、スタッフの解説を交えて模擬演習を行っています。

• 聞き取りとメモの同時並行： 手元の資料やバインダーを使い、流れてくる音声や指示に対して、重要ワード（いつ、誰から、誰宛てに、折返しの有無）を瞬時に書き留める練習をしています。
• 個別習得度への配慮： 参加されているみなさんは、それぞれのペースでメモの取り方や敬語の使い方をチェックし、復習を重ねています。

📝 正確な「伝言メモ」を作成する5つのステップ

講座でお伝えしている、ビジネスで役立つ伝言メモの基本フォーマットがこちらです。

1. 日時： 電話を受けた「月・日・時刻」
2. 宛先： 社内の「誰宛て」か（○○部長、△△さん等）
3. 発信元： 相手の「会社名」と「お名前」
4. 用件： 「折返し電話がほしい」「また掛け直す」「伝言のみ」などの要点
5. 受取人： メモを書いた「自分の名前」

★ワンポイントアドバイス 相手の社名や名前が聞き取りにくかった場合は、知ったかぶりをせず、「恐れ入りますが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と聞き直すことが、結果として一番のビジネスマナーになります。

🎯 多角的な視点：この訓練がもたらすメリット

この訓練は、単に「電話ができるようになる」だけではありません。

• 客観的なコミュニケーション力の向上： 相手が何を求めているかを整理して聴く力が身につきます。
• 事務処理能力のベースアップ： メモを構造化して書く習慣は、指示受けやスケジュール管理にも直結します。
• 就職活動でのアピールポイント： 「基本的な電話応対と伝言受託が可能です」と自信を持って履歴書や面接でアピールできます。

最後に

最初は誰でも緊張しますし、失敗することもあります。 大切なのは、事業所という「失敗しても大丈夫な環境」で、何度も練習して慣れていくことです。スタッフが一人ひとりの特性や苦手な部分に寄り添い、客観的にフィードバックを行いますのでご安心ください。

「実際の訓練を一度見てみたい」「自分にもできるか試してみたい」という方は、ぜひお気軽に見学・体験にお越しください。みなさんからのお問い合わせをお待ちしております！