こんにちは！就労移行支援事業所チャオです。
「新しい作業を頼まれると、緊張して内容を忘れてしまう…」 「自分なりにメモを取ったのに、後で見返すと何から手をつければいいか分からない」
就職を控えた時期や、実習先でこんな不安を感じることはありませんか？ 実は、仕事のミスを防ぎ、スムーズに進めるためには、ちょっとした「コツ」があります。それが、ビジネスの基本「5W3H」を使った指示受けとメモの取り方です。
今日は、プロの現場でも使われているこのフレームワークを、わかりやすく解説します！
1. 指示受けの最強フレームワーク「5W3H」とは？
有名な「5W1H」に、さらに「数（量）」と「コスト（時間）」を足したものが5W3Hです。これを確認するだけで、指示を出した人との「勘違い」がゼロになります。
【5W】内容を正確につかむ
- When（いつまで）： 期限は？（「なる早」ではなく「今日の15時まで」など）
- Who（だれが/だれに）： 誰の指示？ 報告は誰にする？
- Where（どこで）： 提出場所や、作業場所は？
- What（何を）： 具体的な成果物は？（データ？書類？掃除？）
- Why（なぜ）： 目的は何？（会議用？下書き用？）
【3H】具体的な動きを決める
- How（どうやって）： 手順、使うツール（Excel？手書き？）、マニュアルの有無
- How many（どのくらい）： 必要な数や量（「多めに」ではなく「50部」など）
- How much（いくらで/どのくらい時間をかけて）： かけていい時間、予算
2. あとで困らない！メモの取り方3つのテクニック
全部を完璧に書こうとすると、話を聞き逃してしまいます。以下の3点を意識してみましょう。
- 「5W3H」をあらかじめメモの端に書いておく あらかじめ「いつ、何、数」などの項目をメモに書いておき、聞きながらそこを埋めていく「穴埋め式」にすると聞き漏らしが防げます。
- 文章ではなく「単語」と「数字」で書く 「～を50枚コピーしてください」→「コピー 50枚」 このように、名詞と数字を抜き出すだけで、スピードが上がります。
- 最後に必ず「復唱」する 「確認のため復唱いたします。〇〇を、50枚、本日15時までに作成でよろしいでしょうか？」 この一言があるだけで、指示を出した側は「安心」し、あなたは「自信」を持って作業に入れます。
3. 就労移行支援事業所で「練習」から始めよう
「頭ではわかっていても、いざ指示を受けると真っ白になってしまう……」 そんな方も安心してください。
当事業所では、実際の事務作業や軽作業を想定したプログラムの中で、この「指示受けの練習」を繰り返し行っています。
- スタッフが上司役になって、わざと少し曖昧な指示を出し、皆さんに「5W3H」で確認してもらう練習
- 取ったメモを見直して、優先順位をつける練習
失敗しても大丈夫な場所で何度も練習することで、それは一生モノの「スキル」になります。
指示を正しく受けることは、相手に「私はあなたの話を大切に聞いています」と伝えるコミュニケーションでもあります。
「メモの取り方に自信がない」「自分に合った方法を知りたい」という方は、ぜひ一度、当事業所のワークを体験してみませんか？スタッフが一人ひとりの特性に合わせたメモ術を一緒に考えます！
Facebook
Twitter
instagram
