本日のグループワークでは、伝言メモの作成練習を行いました。
普段、仕事で電話を受ける機会がある方も多いのではないでしょうか。電話の相手が求めている情報を正確に聞き取り、要点をまとめて、不在の担当者へ伝わるようにメモを取ることはとても重要なスキルです。
今回の練習では、私がCiaoの職員として電話を受け、みなさんにはその内容を聞き取り、伝言メモを作成していただきました。
練習の様子をのぞいてみましょう
まず、一人ずつ順番に電話応対に挑戦しました。
- 私が電話で要件を伝えます。
- 電話応対役の方は、大きな声で復唱しながら、相手の情報を確認します。
- 要件を聞き取り、伝言メモを作成します。
ご自身の番ではない方も、電話のやり取りをよく聞いて伝言メモを作成しました。
どんな伝言メモができたかな？
「山田さん、離席中」
「田口さん、外出中。15時に戻る予定です」
「水口さん、お休み。明日は9時に出社します」
などなど、さまざまな状況設定で練習を行いました。
伝言メモに含めるべき重要な情報は以下の通りです。
- 誰から電話があったか（会社名、氏名）
- 誰への電話か（担当者名）
- 電話があった日時
- 用件の概要
- 折り返しの電話が必要か
- 折り返し先の連絡先
これらのポイントを押さえることで、伝わらないメモや、担当者が困ってしまうようなメモを防ぐことができます。
最初は少し戸惑っていた方も、練習を重ねるうちに、スムーズに情報を整理できるようになっていました。
今回の練習で身につけたスキルは、仕事だけでなく、日常生活でも役立ちます。ぜひ、今日学んだことを活かして、コミュニケーション上手を目指しましょう！
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