ビジネスメールは目的や対象者によって内容は多岐にわたります。今日は、一般的なビジネスメールについて実践的に学びました。
就活の際にエントリーシートを送るメールは、企業担当者と初めて接点を持つ重要な機会です。採用担当者に好印象を与え、確実に内容を読んでもらうためのポイントをまとめました。
1. 件名：ひと目でわかるように
件名は、メールの内容をひと目で判断できるような簡潔で具体的なものにしましょう。
- 何についてのメールか
- 誰からのメールか
これらを組み合わせることで、開封してほしいメールだとすぐに伝わります。
NG例:
- 「エントリーシート」
- 「書類送付の件」
OK例:
- 「エントリーシート送付のご連絡」
- 「書類選考の件」
- 「【ご提出】エントリーシート」
2. 宛名：正式名称で敬称を正しく
会社名、部署名、担当者名を正しく記載しましょう。会社名は「株式会社」を「(株)」のように略さず、正式名称で書きます。
- 会社名や部署名につける敬称：「御中」
- 個人名につける敬称：「様」
例: 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様
※担当者の名前がわかる場合は、個人名を記載します。 例：人事部 〇〇様
3. 本文：分かりやすく、簡潔に
本文は、簡潔な挨拶、要件、結びで構成します。読みやすくするため、適度に改行を入れることも大切です。
【構成例】
- 挨拶: 「いつもお世話になっております。」など。初めてメールを送る場合は「初めてご連絡させていただきます。」
- 自己紹介: 学校名と氏名を名乗ります。 例：〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
- 要件: 何の用件でメールを送ったのかを伝えます。ここでは、エントリーシートを送付すること、添付書類の内容などを明確に記載します。 例：貴社を志望しており、エントリーシートをお送りいたします。
- 結び: 「お忙しいところ恐縮ですが、ご査収いただけますと幸いです。」など、相手への配慮を示す一文で締めくくります。
- 署名: メールの最後に、署名として氏名、大学名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
4. 添付ファイル：ファイル名は分かりやすく
添付するエントリーシートのファイル名も重要です。採用担当者が誰の書類かすぐにわかるように、ファイル名に氏名を入れましょう。
NG例:
- 「entrysheet.pdf」
- 「履歴書.pdf」
OK例:
- 「エントリーシート_氏名.pdf」
- 「履歴書_氏名.pdf」
以上のポイントを押さえて、採用担当者に良い印象を与えられるようなメール作成を心がけましょう。
Ciao上尾では、就職する為に必要なもの、就職してから役立つことを毎日グループワークで実践していただいています。ぜひ一度体験にいらしてください。
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